Ustawienia administracyjne programu:
1. Użytkownicy
W tym miejscu dodaje się nowych użytkowników (księgowych), którzy będą obsługiwać dokumenty.
Aby użytkownik mógł zalogować się do systemu, musi posiadać status „AKTYWNY”.
Wybranie roli użytkownika aktywuje dostępne uprawnienia w polu „Uprawnienia”, które zostały przypisane dla tej właśnie roli. Dodatkowo można tutaj zmienić uprawnienia tylko względem danego użytkownika (czyli np. wybrać rolę bez uprawnień i nadać same uprawnienia użytkownika).
Aby użytkownik mógł pobierać i wysyłać dokumenty w obrębie KSeF, musi on mieć podpięty certyfikat z odpowiednimi prawami, nadanymi w obrębie wybranej firmy.
Uwaga! Jeżeli użytkownik zmieni hasło, a miał wcześniej podpięte certyfikaty, to konieczne będzie dodanie tych certyfikatów ponownie! (zabezpieczenie programu szyfruje certyfikat z hasłem)
2. Role
W tym miejscu nadajemy uprawnienia dla roli, którą później można przypisać dla danych użytkowników. Aktualnie są zdefiniowane tylko 2 role – administrator i operator.
3. Rodzaje dokumentów KSeF
W tym miejscu dodaje się rodzaje dokumentów KSeF, które odpowiadają typom dokumentów zdefiniowanych w wzorcach (RAKS > Administracja > Księgowość > Wzorce księgowań).
Zdefiniowane tutaj rodzaje faktur można eksportować i importować między programami (bardzo przydatne w przypadku dodania nowego stanowiska z importerem KSeF).
W obrębie rodzajów faktur KSeF można nadawać reguły klasyfikacji, dzięki którym program automatycznie nadaje dany kod.
Wybrany rodzaj faktury może być klasyfikowany, gdy jest spełniona przynajmniej jedna reguła, lub gdy spełnione są wszystkie przypisane reguły.
Dany kod dokumentu określa się dla rodzaju dokumentu: sprzedaż lub zakup.
Zaznaczenie opcji „Gotowy do rejestracji” ustawia automatycznie status, który zezwala na przeniesienie dokumentu do RAKS.
Dokumenty można klasyfikować po: numerach NIP, walutach, typach dokumentu (np. VAT, KOR).
- Dla dokumentów istnieje jeszcze dodatkowa opcja grupowania pozycji.
Definiuje się tutaj grupowanie pozycji dokumentu względem odpowiedniej grupy zdefiniowanej w RAKS.
Przykład rozksięgowania dokumentu przez grupowanie pozycji.
Wpisując nową grupę określamy jego nazwę w polu „grupa”, oraz wyrażenie, po którym pozycje mają być rozpoznawane.
Do dyspozycji są symbole wieloznaczne, dzięki którym określamy rozpoznawanie pozycji:
- znak „%”, który oznacza zero, jeden lub wiele znaków
- znak „?”, który oznacza jeden, pojedynczy znak
4. Test certyfikatu KSeF (online)
Pozwala na przetestowanie podpiętego certyfikatu (tylko online) dla zalogowanego użytkownika.
5. Blokady rekordów:
6. Konfiguracja importów automatycznych:
7. Ustawienia:
Pozycja „Import dokumentów” określa, z jakich wzorców księgowych ma korzystać program.
Należy podać tutaj ścieżkę do lokalizacji wzorców księgowych, używanych w RAKS.
Numer NIP i Prefiks wpływają na tworzenie kont analitycznych dla nowo stworzonych kontrahentów.
Pozycja „Import z KSeF” określa dla jakiego typu podmiotu mają być pobierane faktury.
Data pobierania faktur aktualizuje się automatycznie po każdym pobraniu faktur do systemu.
Aby pobrać wszystkie faktury od nowa, konieczne jest usunięcie tej daty i zapisanie ustawień.
Dla daty można wybrać, ile godzin wstecz ma być odpytywany serwer KSeF i pobierać faktury.
W polu „Predefiniowane uwagi dla faktury” wpisuje się własne uwagi, które będą automatycznie przenoszone do pola „Uwagi” w pobranych fakturach z KSeF.
Pozycja „Eksport do KSeF” zawiera opcje, które pozwalają przenosić do KSeF wybrane dodatkowe informacje z dokumentów wpisanych w RAKS.
Opcja „Zezwalaj na ręczne wiązanie faktur z KSeF” pozwala na ręczne podpięcie pliku XML pochodzącego z KSeF dla dokumentów, które dodane są do niezarejestrowanej sesji i nie były przesłane z systemu bezpośrednio do KSeF.
Opcja „Automatycznie pobieraj status sesji po jej zarejestrowaniu” wyłącza konieczność ręcznego potwierdzania pobierania statusu dla wysłanych dokumentów do KSeF.
Pozycja „Usługa” pozwala na automatyczne odpalanie programu ze startem systemu Windows.
1. Użytkownicy
W tym miejscu dodaje się nowych użytkowników (księgowych), którzy będą obsługiwać dokumenty.
Aby użytkownik mógł zalogować się do systemu, musi posiadać status „AKTYWNY”.
Wybranie roli użytkownika aktywuje dostępne uprawnienia w polu „Uprawnienia”, które zostały przypisane dla tej właśnie roli. Dodatkowo można tutaj zmienić uprawnienia tylko względem danego użytkownika (czyli np. wybrać rolę bez uprawnień i nadać same uprawnienia użytkownika).
Aby użytkownik mógł pobierać i wysyłać dokumenty w obrębie KSeF, musi on mieć podpięty certyfikat z odpowiednimi prawami, nadanymi w obrębie wybranej firmy.
Uwaga! Jeżeli użytkownik zmieni hasło, a miał wcześniej podpięte certyfikaty, to konieczne będzie dodanie tych certyfikatów ponownie! (zabezpieczenie programu szyfruje certyfikat z hasłem)
2. Role
W tym miejscu nadajemy uprawnienia dla roli, którą później można przypisać dla danych użytkowników. Aktualnie są zdefiniowane tylko 2 role – administrator i operator.
3. Rodzaje dokumentów KSeF
W tym miejscu dodaje się rodzaje dokumentów KSeF, które odpowiadają typom dokumentów zdefiniowanych w wzorcach (RAKS > Administracja > Księgowość > Wzorce księgowań).
Zdefiniowane tutaj rodzaje faktur można eksportować i importować między programami (bardzo przydatne w przypadku dodania nowego stanowiska z importerem KSeF).
W obrębie rodzajów faktur KSeF można nadawać reguły klasyfikacji, dzięki którym program automatycznie nadaje dany kod.
Wybrany rodzaj faktury może być klasyfikowany, gdy jest spełniona przynajmniej jedna reguła, lub gdy spełnione są wszystkie przypisane reguły.
Dany kod dokumentu określa się dla rodzaju dokumentu: sprzedaż lub zakup.
Zaznaczenie opcji „Gotowy do rejestracji” ustawia automatycznie status, który zezwala na przeniesienie dokumentu do RAKS.
Dokumenty można klasyfikować po: numerach NIP, walutach, typach dokumentu (np. VAT, KOR).
- Dla dokumentów istnieje jeszcze dodatkowa opcja grupowania pozycji.
Definiuje się tutaj grupowanie pozycji dokumentu względem odpowiedniej grupy zdefiniowanej w RAKS.
Przykład rozksięgowania dokumentu przez grupowanie pozycji.
Wpisując nową grupę określamy jego nazwę w polu „grupa”, oraz wyrażenie, po którym pozycje mają być rozpoznawane.
Do dyspozycji są symbole wieloznaczne, dzięki którym określamy rozpoznawanie pozycji:
- znak „%”, który oznacza zero, jeden lub wiele znaków
- znak „?”, który oznacza jeden, pojedynczy znak
4. Test certyfikatu KSeF (online)
Pozwala na przetestowanie podpiętego certyfikatu (tylko online) dla zalogowanego użytkownika.
5. Blokady rekordów:
6. Konfiguracja importów automatycznych:
7. Ustawienia:
Pozycja „Import dokumentów” określa, z jakich wzorców księgowych ma korzystać program.
Należy podać tutaj ścieżkę do lokalizacji wzorców księgowych, używanych w RAKS.
Numer NIP i Prefiks wpływają na tworzenie kont analitycznych dla nowo stworzonych kontrahentów.
Pozycja „Import z KSeF” określa dla jakiego typu podmiotu mają być pobierane faktury.
Data pobierania faktur aktualizuje się automatycznie po każdym pobraniu faktur do systemu.
Aby pobrać wszystkie faktury od nowa, konieczne jest usunięcie tej daty i zapisanie ustawień.
Dla daty można wybrać, ile godzin wstecz ma być odpytywany serwer KSeF i pobierać faktury.
W polu „Predefiniowane uwagi dla faktury” wpisuje się własne uwagi, które będą automatycznie przenoszone do pola „Uwagi” w pobranych fakturach z KSeF.
Pozycja „Eksport do KSeF” zawiera opcje, które pozwalają przenosić do KSeF wybrane dodatkowe informacje z dokumentów wpisanych w RAKS.
Opcja „Zezwalaj na ręczne wiązanie faktur z KSeF” pozwala na ręczne podpięcie pliku XML pochodzącego z KSeF dla dokumentów, które dodane są do niezarejestrowanej sesji i nie były przesłane z systemu bezpośrednio do KSeF.
Opcja „Automatycznie pobieraj status sesji po jej zarejestrowaniu” wyłącza konieczność ręcznego potwierdzania pobierania statusu dla wysłanych dokumentów do KSeF.
Pozycja „Usługa” pozwala na automatyczne odpalanie programu ze startem systemu Windows.