Ustawienia Workflow - podstawowe ustawienia realizujemy w module administratora. Po zalogowaniu się do modułu administracyjnego z górnego menu wybieramy Ustawienia - Workflow
W tym miejscu przypisujemy podstawowe parametry do pracy z obiegiem dokumentów. Jeżeli posiadamy licencję dla wielu firm to taką parametryzację wykonujemy kolejno dla wszystkich.
Numeracja dokumentów - ustawiamy parametry kolejno dla faktur oraz dokumentów - innych ( umowy, pisma itd. ), jest to nr identyfikacyjny, na podstawie którego będzie identyfikowany dokument w cały systemie ( nr wewnętrzny ).
Dział start - stop - definiowane są działy : dział początkowy ( startu ) - miejsce wprowadzania dokumentów do systemu rejestracji dokumentów, dział końcowy ( stopu ) - miejsce końcowego przekazania dokumentów po obiegu. W tym miejscu dokument powinien zostać zweryfikowany i przekazany do systemu księgowego. Zazwyczaj jest to dział księgowości.
Dla dokumentów - np: umów, pism itd. działem końcowym jest dział przekazania dokumentów do teczki z dokumentami. Ustawienia są wybierane na podstawie zdefiniowanego schematu organizacyjnego. Jeżeli schemat nie zostanie wcześniej ustawiony to nie będzie możliwości wyboru odpowiednich parametrów.
Pozostałe - tutaj parametryzujemy podstawowe parametry pracy z dokumentami, które wchodzą w obieg (dokumenty księgowe - faktury zakupu):
Po zakończeniu podstawowej parametryzacji ustawień - workflow, powinniśmy przejść do uprawnień operatorów, użytkowników.
Uprawnienia - edycja
w edycji uprawnień przy dostępnym module workflow dojdą dwie zakładki : Dział, Workflow
Dział - miejsce, w którym ustawiamy przynależność do schematu organizacyjnego, może być przypisany więcej niż jeden dział,
1. przykład z przypisaniem wielu działów do jednego operatora
Zgodnie z wcześniejszymi wskazówkami każda firma posiada własne ustawienia. Dotyczy to również operatorów, użytkowników.
Workflow - w tym miejscu ustawiamy prawa do poszczególnych działów oraz rozszerzone prawa administratora do modułu Workflow.
- każda firma parametryzowana oddzielnie,
Oprócz podstawowych praw na poszczególnych działach można również ustawić prawa dodatkowe dla całości modułu:
- dostęp do wszystkich dokumentów w działach ( podgląd )
- dostęp do wszystkich dokumentów w działach ( edycja ) - pełne prawo
- zarządzanie procedurami - operator z tym prawem będzie mógł definiować procedury, na podstawie których system będzie przekazywał dokumenty wg. definicji ( przygotowanego obiegu )
1. prezentacja kilku ustawień
Tak skonfigurowany system pozwala na swobodną pracę z modułem obiegu dokumentów.
W tym miejscu przypisujemy podstawowe parametry do pracy z obiegiem dokumentów. Jeżeli posiadamy licencję dla wielu firm to taką parametryzację wykonujemy kolejno dla wszystkich.
Numeracja dokumentów - ustawiamy parametry kolejno dla faktur oraz dokumentów - innych ( umowy, pisma itd. ), jest to nr identyfikacyjny, na podstawie którego będzie identyfikowany dokument w cały systemie ( nr wewnętrzny ).
Dział start - stop - definiowane są działy : dział początkowy ( startu ) - miejsce wprowadzania dokumentów do systemu rejestracji dokumentów, dział końcowy ( stopu ) - miejsce końcowego przekazania dokumentów po obiegu. W tym miejscu dokument powinien zostać zweryfikowany i przekazany do systemu księgowego. Zazwyczaj jest to dział księgowości.
Dla dokumentów - np: umów, pism itd. działem końcowym jest dział przekazania dokumentów do teczki z dokumentami. Ustawienia są wybierane na podstawie zdefiniowanego schematu organizacyjnego. Jeżeli schemat nie zostanie wcześniej ustawiony to nie będzie możliwości wyboru odpowiednich parametrów.
Pozostałe - tutaj parametryzujemy podstawowe parametry pracy z dokumentami, które wchodzą w obieg (dokumenty księgowe - faktury zakupu):
- tryb faktury zakupowej po przeniesieniu do księgowości - można wybrać tryb prosty lub rozszerzony
- kod dokumentu zakupu dla wybranego wcześniej trybu
- maksymalne czasy poszczególnych akceptacji - można ustawić osobno ile dokument może przebywać na jednym stanowisku oraz ile czasu jest na cały obieg dokumentu.
- możliwość włączenia maili przypominających o przetrzymywaniu dokumentu - Jeśli ustawimy maksymalny czas przetrzymywania dokumentu użytkownik otrzyma maila zgodnie z szablonem który jest ustawiony w ustawieniach wiadomości email. Jeżeli wartość "kolejne maile co..." ustawimy na "0" użytkownik otrzyma tylko jedno powiadomienie e-mail. Jeśli wartość ta będzie różna od zera, kolejne wiadomości będą wysyłane zgodnie z wpisanym parametrem. Maile są wysyłane dopóki jest spełniony warunek przetrzymywania dokumentu na danym stanowisku.
Po zakończeniu podstawowej parametryzacji ustawień - workflow, powinniśmy przejść do uprawnień operatorów, użytkowników.
Uprawnienia - edycja
w edycji uprawnień przy dostępnym module workflow dojdą dwie zakładki : Dział, Workflow
Dział - miejsce, w którym ustawiamy przynależność do schematu organizacyjnego, może być przypisany więcej niż jeden dział,
1. przykład z przypisaniem wielu działów do jednego operatora
Zgodnie z wcześniejszymi wskazówkami każda firma posiada własne ustawienia. Dotyczy to również operatorów, użytkowników.
Workflow - w tym miejscu ustawiamy prawa do poszczególnych działów oraz rozszerzone prawa administratora do modułu Workflow.
- każda firma parametryzowana oddzielnie,
Oprócz podstawowych praw na poszczególnych działach można również ustawić prawa dodatkowe dla całości modułu:
- dostęp do wszystkich dokumentów w działach ( podgląd )
- dostęp do wszystkich dokumentów w działach ( edycja ) - pełne prawo
- zarządzanie procedurami - operator z tym prawem będzie mógł definiować procedury, na podstawie których system będzie przekazywał dokumenty wg. definicji ( przygotowanego obiegu )
1. prezentacja kilku ustawień
Tak skonfigurowany system pozwala na swobodną pracę z modułem obiegu dokumentów.