Za pomocą Krajowego Systemu eFaktur (KSeF) przedsiębiorca może wystawić ustrukturyzowaną fakturę, która jest widoczna w systemie zarówno dla wystawiającego fakturę jak i dla odbiorcy tej faktury.

System eKsięgowy ma możliwość importu dokumentów zakupowych z systemu KSeF wystawionych przez kontrahentów.
- dokumenty mogą być pobierane automatycznie lub importowane do eKsięgowego,

Import dokumentów

Aby dodać dokument należy wybrać kolejno "Księgowość > KSeF"



Lub można skorzystać z kafelka na głównym pulpicie:



W celu dodania nowego dokumentu klikamy na i w nowym oknie klikamy na "Dodaj dokument"  lub przeciągamy go z exploratora windows.



- można dodawać pobrane wcześniej pliki z KSeF w formacie XML, PDF lub ZIP.

Po dodaniu plików otrzymamy komunikat:



Akceptujemy przyciskiem "Zastosuj"

- dodając plik zarówno w formacie PDF oraz XML otrzymamy dokument wraz z podglądem pliku w PDF




- dodając dokument w formacie XML bez pliku PDF w eKsięgowym zapisze się dokument bez załącznika w PDF,
- dodając sam plik PDF program sprawdzi czy istnieje już faktura o takim numerze - jeśli istnieje to oba dokumenty zostaną powiązane automatycznie,
- przy braku faktury zostanie wyświetlony komunikat i plik nie zostanie powiązany, proces będzie anulowany,

Proces automatyczny

System eKsięgowy można skonfigurować tak, aby faktury z KSeF były pobierane automatycznie.
Konfigurację należy wykonać w panelu administratora. Po zalogowaniu należy przejść do "Ustawienia > KSeF"



W nowym oknie wybieramy do jakiego systemu chcemy się zalogować (produkcyjny, demo, testowy), podajemy NIP oraz token z KSeF.



Na zakładce "Klucze publiczne KSeF" należy zainstalować odpowiedni klucz publiczny poprzez kliknięcie przycisku przy odpowiedniej pozycji



Po skonfigurowaniu ustawień, zostaną pobrane dokumenty od ustawionej daty do wczoraj. Pobieranie odbywa się w tle i może potrwać kilka godzin w zależności od ilości dokumentów.

- kiedy zakończy się pobieranie zaległych dokumentów, bieżące dokumenty są pobierane zawsze na dzień wczorajszy - czyli dokumenty, które pojawią się w KSeF dzisiaj, do systemu eKsięgowy zaimportują się jutro,
- dokumenty z jakiś przyczyn nie zostaną pobrane (np. długotrwała awaria łącza internetowego) to brakujące dokumenty należy pobrać ręcznie z KSeF lub wymusić zmianę daty początkowej pobierania dokumentów,

Uwaga !
Krajowy Rejestr eFaktur w trybie automatycznym udostępnia tylko pliki w formacie XML, stąd też dokumenty w trybie automatycznym nie posiadaja załącznika w formacie PDF.
Załącznik PDF można dodać ręcznie po pobraniu z KSeF.

Przekazywanie dokumentów z KSeF do obiegu w systemie eKsięgowy

- mamy na liście dokumenty pobrane z KSeF możemy je przekazać dalej do księgowości lub do workflow,

Wykonujemy to zaznaczając odpowiednie dokumenty i klikając w wybrany przycisk



Po przeniesieniu dokumetów do księgowości lub workflow znikają one z listy dokumentów KSeF w eKsięgowym - będą widoczne w innych miejscach systemu.