Za pomocą Krajowego Systemu eFaktur (KSeF) przedsiębiorca może wystawić ustrukturyzowaną fakturę, która jest widoczna w systemie zarówno dla wystawiającego fakturę jak i dla odbiorcy tej faktury.

System eKsięgowy ma możliwość importu dokumentów zakupowych z systemu KSeF wystawionych przez kontrahentów.
- dokumenty mogą być pobierane automatycznie lub importowane do eKsięgowego,

Import dokumentów

Aby dodać dokument należy wybrać kolejno "Księgowość > KSeF"



Lub można skorzystać z kafelka na głównym pulpicie:



W celu dodania nowego dokumentu klikamy na i w nowym oknie klikamy na "Dodaj dokument"  lub przeciągamy go z exploratora windows.



- można dodawać pobrane wcześniej pliki z KSeF w formacie XML, PDF lub ZIP.

Po dodaniu plików otrzymamy komunikat:



Akceptujemy przyciskiem "Zastosuj"

- dodając plik zarówno w formacie PDF oraz XML otrzymamy dokument wraz z podglądem pliku w PDF




- dodając dokument w formacie XML bez pliku PDF w eKsięgowym zapisze się dokument bez załącznika w PDF,
- dodając sam plik PDF program sprawdzi czy istnieje już faktura o takim numerze - jeśli istnieje to oba dokumenty zostaną powiązane automatycznie,
- przy braku faktury zostanie wyświetlony komunikat i plik nie zostanie powiązany, proces będzie anulowany,

Dla dokumentów, które nie posiadały wcześniej wizualizacji, lub wizualizacja została poprawiona o nowe dodatkowe pola (wraz z nową wersją eKsięgowego), można wygenerować ponownie taką wizualizację dla dokumentu.
Aby to zrobić, konieczne jest wybranie opcji "Generuj wizualizację ponownie" klikając prawym przyciskiem myszy na dokumencie.

Opcja ta dostępna jest tylko w tym module (KSeF).

Proces automatyczny

System eKsięgowy można skonfigurować tak, aby faktury z KSeF były pobierane automatycznie.
Konfigurację należy wykonać w panelu administratora. Po zalogowaniu należy przejść do "Ustawienia > KSeF"

Dokładny opis jak to wykonać, znajduje się w tym artykule.


Przekazywanie dokumentów z KSeF do obiegu w systemie eKsięgowy

Dokumenty z KSeF które mamy na liście możemy:
 - oznaczyć  etykietą, 

 - dołączyć do projektu,

 - dodać załącznik,

 - dodać komentarz.

 - oznaczyć statusem  - staus może mieć wartoć: "Można księgować" lub "Nie księgować"

Dodawanie załącznika:
Po kliknięciu na ikonę  lub wybranie jej z menu kontekstowego pojawi się okno z aktualną listą załączników do dokumentu



Dodawanie nowego załącznika jest realizowane za pomocą przycisku .
Po jego kliknięciu pojawi się nowe okno w którym można dołączyć plik, wpisać jego opis orz uwagi. Plik dodajemy za pomocą przycisku 



Gdy na liście załączników są jakieś pozycje można je podejrzeć za pomocą przycisku 



Komentarze
W celu dodania komentarza należy użyć przycisku  z górnego menu lub z menu kontekstowego.
W nowym oknie widzimy obecne komentarze oraz możemy dodac kolejne.


Szybki dostęp do komentarzy można również uzyskać od razu na gridzie klikając na przycisk 
Z prawej strony pojawi się wtedy panel z komentarzami


 
Gdy mamy na liście dokumenty pobrane z KSeF możemy je przekazać dalej do księgowości lub do workflow.
Przekazać dokumenty możemy tylko, gdy nie mają żadnego statusu lub mają status "Można księgować". Dokumenty ze statusem "Nie księgować" nie zostaną przeniesione.

Wykonujemy to zaznaczając odpowiednie dokumenty i klikając w wybrany przycisk.



Analogicznie wygląda to na zakładce "KSeF - faktury sprzedażowe" z tą różnicą, że przeniesienie możliwe jest tylko do księgowości. Nie ma możliwości przeniesienia do workflow.

Po przeniesieniu dokumentów do księgowości lub workflow znikają one z listy dokumentów KSeF w eKsięgowym - będą widoczne w innych miejscach systemu.