Za pomocą Krajowego Systemu eFaktur (KSeF) przedsiębiorca może wystawić ustrukturyzowaną fakturę, która jest widoczna w systemie zarówno dla wystawiającego fakturę jak i dla odbiorcy tej faktury.

System eKsięgowy ma możliwość importu dokumentów zakupowych z systemu KSeF wystawionych przez kontrahentów.
- dokumenty mogą być pobierane automatycznie lub importowane do eKsięgowego,

Import dokumentów

Aby dodać dokument należy wybrać kolejno "Księgowość > KSeF"



Lub można skorzystać z kafelka na głównym pulpicie:



W celu dodania nowego dokumentu klikamy na i w nowym oknie klikamy na "Dodaj dokument"  lub przeciągamy go z exploratora windows.



- można dodawać pobrane wcześniej pliki z KSeF w formacie XML, PDF lub ZIP.

Po dodaniu plików otrzymamy komunikat:



Akceptujemy przyciskiem "Zastosuj"

- dodając plik zarówno w formacie PDF oraz XML otrzymamy dokument wraz z podglądem pliku w PDF




- dodając dokument w formacie XML bez pliku PDF w eKsięgowym zapisze się dokument bez załącznika w PDF,
- dodając sam plik PDF program sprawdzi czy istnieje już faktura o takim numerze - jeśli istnieje to oba dokumenty zostaną powiązane automatycznie,
- przy braku faktury zostanie wyświetlony komunikat i plik nie zostanie powiązany, proces będzie anulowany,



Proces automatyczny

System eKsięgowy można skonfigurować tak, aby faktury z KSeF były pobierane automatycznie.
Konfigurację należy wykonać w panelu administratora. Po zalogowaniu należy przejść do "Ustawienia > KSeF"



W nowym oknie wybieramy do jakiego systemu chcemy się zalogować (produkcyjny, testowy), podajemy NIP oraz token z KSeF.





Po skonfigurowaniu ustawień, zostaną pobrane dokumenty od ustawionej daty do wczoraj. Pobieranie odbywa się w tle i może potrwać kilka godzin w zależności od ilości dokumentów.

- kiedy zakończy się pobieranie zaległych dokumentów, bieżące dokumenty są pobierane zawsze na dzień wczorajszy - czyli dokumenty, które pojawią się w KSeF dzisiaj, do systemu eKsięgowy zaimportują się jutro,
- gdy dokumenty z jakiś przyczyn nie zostaną pobrane (np. długotrwała awaria łącza internetowego) to brakujące dokumenty należy pobrać ręcznie z KSeF lub wymusić zmianę daty początkowej pobierania dokumentów,


Przekazywanie dokumentów z KSeF do obiegu w systemie eKsięgowy

Dokumenty z KSeF które mamy na liście możemy:
 - oznaczyć  etykietą, 

 - dołączyć do projektu,

 - dodać załącznik,

 - dodać komentarz.

 - oznaczyć statusem  - staus może mieć wartoć: "Można księgować" lub "Nie księgować"

Dodawanie załącznika:
Po kliknięciu na ikonę  lub wybranie jej z menu kontekstowego pojawi się okno z aktualną listą załączników do dokumentu



Dodawanie nowego załącznika jest realizowane za pomocą przycisku .
Po jego kliknięciu pojawi się nowe okno w którym można dołączyć plik, wpisać jego opis orz uwagi. Plik dodajemy za pomocą przycisku 



Gdy na liście załączników są jakieś pozycje można je podejrzeć za pomocą przycisku 



Komentarze
W celu dodania komentarza należy użyć przycisku  z górnego menu lub z menu kontekstowego.
W nowym oknie widzimy obecne komentarze oraz możemy dodac kolejne.


Szybki dostęp do komentarzy można również uzyskać od razu na gridzie klikając na przycisk 
Z prawej strony pojawi się wtedy panel z komentarzami


 
Gdy mamy na liście dokumenty pobrane z KSeF możemy je przekazać dalej do księgowości lub do workflow,
Przkazać dokumety możemy tylko gdy nie mają statusu lub mają status "Można księgować". Dokumenty ze stausem "Nie księgować" nie zostaną przeniesione.

Wykonujemy to zaznaczając odpowiednie dokumenty i klikając w wybrany przycisk.



Analogicznie wygląda to na zakładce "KSeF - faktury sprzedażowe" z tą różnicą że przeniesienie mozłiwe jest tylko do księgowości. Nie ma możliwości przeniesienia do workflow.

Po przeniesieniu dokumentów do księgowości lub workflow znikają one z listy dokumentów KSeF w eKsięgowym - będą widoczne w innych miejscach systemu.