Rejestr faktur przychodzących - po uruchomieniu modułu Workflow oraz jego wcześniejszej konfiguracji - tutaj

otrzymujemy dostęp do miejsca w którym możemy rejestrować dokumenty - faktury zakupu. To tutaj automatyzowane są codzienne czynności,  rejestracja dokumentów w postaci cyfrowej, automatyczne nadawanie numeru ewidencyjnego oraz możliwość przekazywania dokumentów do poszczególnych działów: przekazywanie ręczne lub za pośrednictwem zdefiniowanych procedur.

Podstawowa lista z zarejestrowanymi fakturami,



- w module otrzymujemy możliwość filtrowania pozycji na liście wg. zdefiniowanych parametrów
- wyszukiwanie po wszystkich danych z listy dokumentów
- dodawanie, edycja, usuwanie dokumentów
- przypisywanie etykiet, projektów

Dodawanie dokumentów - może się odbywać na dwa sposoby:
Pierwszy sposób jest to dodawanie poprze OCR. Wykonujemy to klikając na przycisk . Postępowanie jest takie samo jak w przypadku dodawania dokumentów księgowych opisane tutaj.

Drugi odbywa się za pomocą przycisku , kolejno otrzymujemy formularz do wypełnienia



dokument do wprowadzenia jest realizowany w takim samym trybie jak dokumenty księgowe,

Dostępne są następujące możliwości :
- dodawania komentarzy
- obieg dokumentów - w tej zakładce nadajemy obieg dla wskazanego dokumentu - ręczny lub proceduralny
- załączniki, które działają tak samo jak w całym systemie - możliwość dodawania innych plików związanych z danym dokumentem

W główce dokumentu znajdują się :
- nr ewidencyjny, który został zdefiniowany w ustawieniach,
- data otrzymania dokumentu wraz z godziną - jest to data rejestracji dokumentu,
- sposoby przyjęcia, które można zdefiniować słownikowo po wybraniu


Istnieje możliwość parametryzacji sposobu jako domyślnego, przy wybranym sposobie należy zaznaczyć go jako "Domyślny"

Kolejno operator musi wypełnić wszystkie pola związane z dokumentem, kończąc wprowadzanie wymagany jest zapis dokumentu - przycisk "Zapisz"

Wprowadzony i zapisany dokument zostanie dodany do listy dokumentów oraz otrzyma swój początkowy "ZNAK"  . Ten identyfikator wskazuje na początkowe wprowadzenie dokumentu.
Na liście dokumentów mamy dostęp do dokumentu - przy nr ewidencyjnym ( ikona dokumentu - tylko podgląd ), znak - po naciśnięciu podgląd obiegu dokumentów




wszelkie informacje na temat dokumentu znajdują się również w edycji dokumentu: aby wejść do dokumentu - należy dwukrotnie nacisnąć lewy przycisk myszy lub prawym wywołać menu kontekstowe

Powyżej listy znajduje się również menu z przyciskami w którym dostępne są funkcje z menu kontekstowego. Po zaznaczeniu kilku dokumentów dostępne są "operacje zbiorcze".
Dostępne operacje zbiorcze to:
- przekaż dokumenty dalej
- cofnij dokumenty
- przenieś do księgowości
- zastosuj procedurę
Nie wszystkie operacje są dostępne dla każdego dokumentu. Zależy to w którym punkcie obiegu znajduje się dokument.

Obieg dokumentów - przekazanie dokumentu do innego działu
- przekazanie dokumentu do innego działu odbywa się w samym dokumencie w zakładce "Obieg dokumentu"



- przekazanie dokumentu, w tym miejscu wskazujemy dział do którego chcielibyśmy przekazać dany dokument w celu uzupełnienia, potwierdzenia itd. Taki dokument można przekierować bezpośrednio do pracownika działu - co znacznie może przyspieszyć obieg dokumentu.




przekazany dokument otrzymuje nowy "ZNAK"  na liście dokumentów oraz w kolumnie "Obieg dokumentu" zawarta jest informacja do kogo został przekierowany dokument - gdzie się znajduje, wszystkie informacje zawarte są również w samym dokumencie.

Pozycja na liście dokumentów może przyjąć "ZNAK" wg. poniższych oznaczeń

 - przyjęty do systemu
 - przekazany 
 - odrzucony
 - przekazany do działu stop
 - przekazane do księgowości
 - zarejestrowane w systemie księgowym


oznaczenia na liście pomagają w szybkiej ocenie dokumentu pod względem jego obiegu,

W dokumencie znajduje się cała historia obiegu takiego dokumentu wraz z komentarzami i opisami. Przekazany dokument można również modyfikować pod względem dekretacji - przypisywanie MPK - miejsc powstawania kosztów.

- historia dokumentu - obieg z informacjami tworzonymi przez pracowników



- przypisywanie MPK - opis tutaj

na danym dokumencie podczas jego weryfikacji, opisywaniu itd. poszczególne działy mogą przypisywać miejsca powstawania kosztów przy pozycjach w dokumencie, takie działania pozwalają budować dekretację potrzebną podczas księgowania dokumentów,



Po sprawdzeniu takiego dokumentu w końcowym etapie - dokument powinien zostać przekazany do księgowości. Taka operacja potrafi automatycznie zbudować dekrety na podstawie przypisanych danych w dokumencie.

- przekazanie do księgowania



- na liście dokumentów w Workflow - dokument zostaje przekolorowany na zielono oraz otrzymuje końcowy "ZNAK"  z opisem w kolumnie "Obieg dokumentu" - Przekazano do księgowości. Taki dokument powinien pojawić  się  w Księgowość - Dokumenty księgowe.

- dokument na liście dokumentów księgowych będzie miał informację, że pochodzi z workflow



- edycja dokumentu - w dokumencie znajdują się informacje z obiegu - ścieżki przejścia



- dekrety, wygenerowane automatycznie na podstawie MPK





W tym miejscu dokument kończy swoją drogę - obieg. Przeniesienie dokumentu do systemu księgowego odbywa się na wcześniejszych zasadach.

Miłej pracy z obiegiem dokumentów - faktury kosztowe :)