Dokumenty księgowe - jest to podstawowe miejsce, w którym znajdują się wszystkie dokumenty dodawane w systemie eKsięgowy.
Dokumenty w tym miejscu rozpoczynają swoją drogę do rejestracji w systemie księgowym.
Grid wyposażony jest w wyszukiwanine po danej kolumnie, co w znacznym stopniu usprawnia identyfikację poszczególnych dokumentów.
możemy ustawić również widoczność kolumn w oknie
- edycja dokumentu
- historia zmian - wszystkie zmiany na dokumencie
- metryka - raport z obiegu dokumentu - dostępny przy statusie "przekazany do rejestracji"
Dostępne zakładki oraz ich przeznaczenie
Dokumenty zarejestrowane - miejsce, w którym są zapisane dokumenty przekazane do rejestracji w systemie księgowym
- historia zmian; zapisane zmiany na dokumencie
- możliwość przywrócenia do dokumentów aktualnych, kiedy dokument zostanie usunięty z systemu księgowego - za pomocą tej funkcji operator może przekazać dokument do aktualnych w celu ponownej rejestracji
- metryka - raport z obiegu dokumentu
W tym oknie znajduje się również Filtr zaawansowany wyposażony w kilka ustawień pozwalających w dużym stopniu usprawnić pracę z dokumentami.
Dodanie dokumentu
Księgowość - Dokumenty księgowe, zostaje wyświetlona lista dokumentów z możliwością dodania nowego dokumentu
po wybraniu przycisku widzimy kolejne okno, w którym mamy możliwość wyboru poszczególnych funkcji celem automatyzacji weryfikacji oraz zapisania dokumentu
Edycja dokumentu - edytowany dokument zawiera wiele możliwości, w jednym miejscu użytkownik ma możliwość ustawienia, sparametryzowania oraz przygotowania dokumentu do rejestracji w systemie księgowym.
Po lewej stronie dokumentu znajdują się dane, które pochodzą z dokumentu - prawa strona - po uruchomieniu OCR-a. Dokument można również wypełnić ręcznie porównując dokument w oknie podglądu.
zapisy księgowe w dokumentach rozszerzonych będą widoczne po zarejestrowaniu dokumentów w systemie księgowym,
Ikony - ich działanie
takie dane można ustawić podczas edycji dokumentu, przy rejestracji dokument będzie opatrzony wpisem w rejestrze.
Ręczna
MPK
Dokumenty w tym miejscu rozpoczynają swoją drogę do rejestracji w systemie księgowym.
Grid wyposażony jest w wyszukiwanine po danej kolumnie, co w znacznym stopniu usprawnia identyfikację poszczególnych dokumentów.
możemy ustawić również widoczność kolumn w oknie
- menu kontekstowe dostępne w dokumentach
- edycja dokumentu
- historia zmian - wszystkie zmiany na dokumencie
- metryka - raport z obiegu dokumentu - dostępny przy statusie "przekazany do rejestracji"
Dostępne zakładki oraz ich przeznaczenie
Dokumenty zarejestrowane - miejsce, w którym są zapisane dokumenty przekazane do rejestracji w systemie księgowym
- menu kontekstowe dostępne w dokumentach
- historia zmian; zapisane zmiany na dokumencie
- możliwość przywrócenia do dokumentów aktualnych, kiedy dokument zostanie usunięty z systemu księgowego - za pomocą tej funkcji operator może przekazać dokument do aktualnych w celu ponownej rejestracji
- metryka - raport z obiegu dokumentu
W tym oknie znajduje się również Filtr zaawansowany wyposażony w kilka ustawień pozwalających w dużym stopniu usprawnić pracę z dokumentami.
- dodawanie dokumentów i ich tryb pracy
- tryb prosty charakteryzuje się możliwością ręcznego księgowania dokumentów oraz księgowania za pomocą schematów księgowych, które pochodzą z systemu finansowo księgowego
- tryb rozszerzony charakteryzuje się bardzo dużą szybkością pracy ponieważ księgowanie odbywa się za pomocą wzorców zdefiniowanych w systemie finansowo księgowym.
Dodanie dokumentu
Księgowość - Dokumenty księgowe, zostaje wyświetlona lista dokumentów z możliwością dodania nowego dokumentu
po wybraniu przycisku widzimy kolejne okno, w którym mamy możliwość wyboru poszczególnych funkcji celem automatyzacji weryfikacji oraz zapisania dokumentu
Edycja dokumentu - edytowany dokument zawiera wiele możliwości, w jednym miejscu użytkownik ma możliwość ustawienia, sparametryzowania oraz przygotowania dokumentu do rejestracji w systemie księgowym.
- dokument rozszerzony R
Po lewej stronie dokumentu znajdują się dane, które pochodzą z dokumentu - prawa strona - po uruchomieniu OCR-a. Dokument można również wypełnić ręcznie porównując dokument w oknie podglądu.
- menu poziom pierwszy - zastosowanie
- menu drugi poziom - zastosowanie
zapisy księgowe w dokumentach rozszerzonych będą widoczne po zarejestrowaniu dokumentów w systemie księgowym,
- kontrahent - sekcja, w której identyfikowany jest kontrahent z bazy, wprowadzony ręcznie lub przez OCR-a
Ikony - ich działanie
- opis dekretów - może być wpisywany ręcznie przez operatora lub pobierany ze słownika systemu księgowego
- dane dodatkowe - wpis do rejestru
takie dane można ustawić podczas edycji dokumentu, przy rejestracji dokument będzie opatrzony wpisem w rejestrze.
- rachunek bankowy z dokumentu - użytkownik ma możliwość dodania nowego rachunku bankowego i zapisania do kartoteki kontrahenta. Jeżeli po weryfikacji OCR-a takie konto występuje w kartotece, system je podpowiada i podaje informację, że konto jest wpisane. Drugi etap to weryfikacja czy kontrahent znajduje się na białej liście i czy jest czynnym podatnikiem, system również zaznacza jego sprawdzenie. Cała weryfikacja jest zapisywana w kartotece kontrahenta i można ją sprawdzić w systemie.
- Akceptacje dokumentów - edytowane dokumenty mogą zostać przekazane do kolejki akceptacji dokumentów. Akceptacja dokumentów powiązana jest z operatorami oraz użytkownikami oprogramowania eKsięgowy. System pozwala w prosty, zdefiniowany sposób włączyć dokumenty w mini obieg. Informacje o akceptacji dokumentów przekazywane są za pomocą poczty e-mail, (operator, użytkownik otrzymuje powiadomienie o nowych dokumentach do zaakceptowania). Powiadomienia również są przekazywane do użytkowników, operatorów mobilnych. Akceptacja dokumentów odbywa się za pośrednictwem list dystrybucyjnych lub listy użytkowników. Operator sam wybiera sposób przekazania.
Ręczna
- komentarze - rozmowy prowadzone między operatorami, użytkownikami. Wszystkie komentarze są zapisywane, można na nie odpowiadać.
- pozycje dokumentu w stawkach - informacje odczytane przez OCR-a lub wpisane ręcznie. Można rozbić na kilka pozycji w różnych stawkach. Każda linia ma możliwość księgowania wg MPK - miejsca powstawania kosztów. MPK jako słownik tworzy się w systemie eKsięgowy w ustawieniach. Po wybraniu odpowiedniego miejsca kosztów i przygotowaniu wzorca, system zarejestruje dokument
MPK
- dokument prosty P
- schematy księgowe - dostępne są po zapisie dokumentu z podstawowymi danymi,
- księgowanie ręczne - przez przycisk dodaj,
- etykiety - możliwość oznaczania dokumentów etykietą; w systemie można ustawić etykiety - globalne, które parametryzuje się w Module Administratora dla całej firmy oraz etykiety prywatne - ustawiane przez użytkownika na jego potrzeby przy pracy z systemem eKsięgowy,
- Ocena dokumentu - pozwala na szybie zweryfikowanie i odczytanie przez opartora czy dokument został poprawnie wygenerowany i czy może zostać zarejestrowany w systemie finansowym. Ilość gwiazdek oraz ich kolor wizualnie podpowiada użytkownikowi jego stan. Takie rozwiązanie w znacznym stopniu skraca przeglądanie dokumentów.