Pobieranie dokumentów przez e-mail - pozwala skonfigurować pobieranie dokumentów wysyłanych na skrzynkę e-mail.
Jesli w danej firmie ma być mozliwość pobierania dokumentów przez e-mail, należy ustawić parametry serwera pocztowego dla tej firmy. Dla danej firmy może być skonfigurowany więcej niż jeden serwer.


W celu dodania konfiguracji nowego serwrera należy najpierw po lewej stronie wybrać firmę a nastepnie kliknać na zielony przycisk 
W nowym oknie nalęzy wybrać czy nowy serwer będzie działał po protokole IMAP (obsługiwany przez większość serwerów) czy przez API Outlook 365

IMAP:




Konfiguracja jest podobna do konfiguracji w popularnych klientach pocztowych. Nalezy podać dane do logowania do skrzynki na którą bedą spływały faktury:
  • serwer poczty przychodzącej
  • port
  • rodzaj szyfrowania
  • nazwa użytkownika
  • hasło
Dodatkowo należy określić w jakie foldery będą sprawdzane, domyslnie są to inbox oraz spam. Listę folderów na serwerze można sprawdzić klikając na  sekcji dostępne foldery IMAP na serwerze. Lista folderów jest dostepna po podaniuprawidłowych danch dostpu do skrzynki i zapisaniu konfiguracji serwera. Jest to też dobry sposób na przetestowanie czy wprowadzone dane są poprawne.



W polu: Adresy e-mail mogących wysyłać dokumenty (...) należy wpisać adresy nadawców którzy będą nam przesyłali faktury na ustawioną skrzynkę e-mail. Jest to tzw. biała lista. wiadomości od nadawców nie znajdującyh sie na liście zostaną pominięte.Dozwolone jest używanie znaku * w celu dodania nadawców z całej domeny np. *@helpoffice.pl



Ustawione wcześniej foldery sa sprawdzane automatycznie codziennie o godzinach 5:00, 12:00 i 14:00. Jeśli chcemy częściej sprawdzać pocztę, należy operatorowi przyznać prawo przekazane dokumenty - email (odświeżenie) w panelu administratora.
Wtedy operator na żądanie może sprawdzić czy są nowe wiadomości.
Do eksięgowego przenoszone są wiadomości które spełniają następujące wrunki:
  • Nadawca jest na białej liście 
  • Wiadomość e-mail posiada załącznik
  • Załącznik jest w PDF
Wiadomości które nie spełniają powyższych warunków nie są przenoszone do eKsięgowego. Wiadomości są przenoszone ze sprawdzanego folderu do folderu eksiegowy<bieżący_rok> np. eksiegowy2025
 

Outlook 365

Dla protokołu Outlook 365 zmienia się sposób dostępu do skrzynki, natomiast pola Adresy e-mail mogących wysyłać dokumenty (...) oraz Foldery IMAP (...) pozostają i maja taką sama funkcjonalność jak w przypadku konfiguracji dla protokołu IMAP.



Pole Nazwa serwera jest w tym przypadku nazwą własną konfiguracji i może być dowolne.
Przed uzupełnieniem pól ID aplikacjiKlucz sekretny aplikacjiTenant ID, nalezy zaologować sie na konto microsoft i przejść na https://aka.ms/appregistrations i dodać nową aplikację.
Po dodaniu aplikacji należy wybrać z menu po lewej stronie Certyfikaty i klucze tajne i dodać nowy klucz.
W prawej części okna nalezy uzupełnic opis oraz wybrać okres wygasania np. na 730 dni.
Po dodaniu klucza skopiować zawartość kolumny wartość i zachowac w bezpiecznym miejscu.



Wartości ID aplikacji oraz Tenant ID znajdziemy po wejściu w przegląd utworzonej aplikacji:
Tenant ID to wartość Identyfikator katalogu (dzierżawy)


Ostatnim etapem konfiguracji jest potwierdzenie zgody przez administartora konta microsoft.  W tym celu należy w aplikacji eKsięgowy kliknąć w przycisk  i postępować zgodnie z komunikatmi Microsoft aby potwierdzić dostep do aplikacji eKsięgowy.


Powiązane artykuły:
Przekazane dokumenty - e-mail