Pobieranie dokumentów przez e-mail - pozwala skonfigurować pobieranie dokumentów wysyłanych na skrzynkę e-mail.
Jeśli w danej firmie ma być możliwość pobierania dokumentów przez e-mail, należy ustawić parametry serwera pocztowego dla tej firmy. Dla danej firmy może być skonfigurowany więcej niż jeden serwer.
W celu dodania konfiguracji nowego serwera należy najpierw po lewej stronie wybrać firmę a następnie kliknąć na zielony przycisk
W nowym oknie należy wybrać czy nowy serwer będzie działał po protokole IMAP (obsługiwany przez większość serwerów) czy przez API Outlook 365
Konfiguracja jest podobna do konfiguracji w popularnych klientach pocztowych. Należy podać dane do logowania do skrzynki na którą będą spływały faktury:
sekcji dostępne foldery IMAP na serwerze. Lista folderów jest dostępna po podaniu prawidłowych danych dostępu do skrzynki i zapisaniu konfiguracji serwera. Jest to też dobry sposób na przetestowanie czy wprowadzone dane są poprawne.
W polu: Adresy e-mail mogących wysyłać dokumenty (...) należy wpisać adresy nadawców którzy będą nam przesyłali faktury na ustawioną skrzynkę e-mail. Jest to tzw. biała lista. wiadomości od nadawców nie znajdujących się na liście zostaną pominięte. Dozwolone jest używanie znaku * w celu dodania nadawców z całej domeny np. *@helpoffice.pl
Jeśli adres nadawcy został już użyty w innej firmie na tej samej skrzynce email i tym samym folderze IMAP to system wygeneruje komunikat:
Należy poprawić bieżącą konfigurację, tak aby adresy z białej listy nie powtarzały się na innych aktywnych skrzynkach IMAP.
Ta sama zasada dotyczy kont outlook365.
Ustawione wcześniej foldery sa sprawdzane automatycznie codziennie o godzinach 5:00, 12:00 i 14:00. Jeśli chcemy częściej sprawdzać pocztę, należy operatorowi przyznać prawo przekazane dokumenty - email (odświeżenie) w panelu administratora.
Wtedy operator na żądanie może sprawdzić czy są nowe wiadomości.
Do eksięgowego przenoszone są wiadomości które spełniają następujące warunki: np. eksiegowy2025
Pole Nazwa serwera jest w tym przypadku nazwą własną konfiguracji i może być dowolne.
Przed uzupełnieniem pól ID aplikacji, Klucz sekretny aplikacji, Tenant ID, należy zalogować sie na konto microsoft i przejść na https://aka.ms/appregistrations i dodać nową aplikację.
Nazwa aplikacji może być dowolna, typ identyfikatora URI ustawiamy na Internet a w polu adresu przekierowania podajemy https:///outlook-imap/authorization.callback
Po dodaniu aplikacji należy wybrać z menu po lewej stronie Certyfikaty i klucze tajne i dodać nowy klucz.
W prawej części okna należy uzupełnić opis oraz wybrać okres wygasania np. na 730 dni.
Po dodaniu klucza skopiować zawartość kolumny wartość i zachować w bezpiecznym miejscu.
Następnie należy przejść do Uprawnienia interfejsu API i dodać uprawnienie "Mail.ReadWrite"
Aby tego dokonać przechodzimy w menu po lewej stronie do "Uprawnienia interfejsu API" i klikamy na "dodaj uprawnienie"
Następnie wybieramy kafelek "Microsoft Graph"
W kolejnym kroku wybieramy, że aplikacja działa jako usługa
I nadajemy jej uprawnienia do odczytu i zapisu dla skrzynek mailowych.
Wartości ID aplikacji oraz Tenant ID znajdziemy po wejściu w przegląd utworzonej aplikacji:
Tenant ID to wartość Identyfikator katalogu (dzierżawy)
Ostatnim etapem konfiguracji jest potwierdzenie zgody przez administratora konta microsoft. W tym celu należy w aplikacji eKsięgowy kliknąć w przycisk
i postępować zgodnie z komunikatami Microsoft aby potwierdzić dostęp do aplikacji eKsięgowy.
Powiązane artykuły:
Przekazane dokumenty - e-mail
Jeśli w danej firmie ma być możliwość pobierania dokumentów przez e-mail, należy ustawić parametry serwera pocztowego dla tej firmy. Dla danej firmy może być skonfigurowany więcej niż jeden serwer.
W celu dodania konfiguracji nowego serwera należy najpierw po lewej stronie wybrać firmę a następnie kliknąć na zielony przycisk
W nowym oknie należy wybrać czy nowy serwer będzie działał po protokole IMAP (obsługiwany przez większość serwerów) czy przez API Outlook 365
IMAP:
Konfiguracja jest podobna do konfiguracji w popularnych klientach pocztowych. Należy podać dane do logowania do skrzynki na którą będą spływały faktury:
- serwer poczty przychodzącej
- port
- rodzaj szyfrowania
- nazwa użytkownika
- hasło
sekcji dostępne foldery IMAP na serwerze. Lista folderów jest dostępna po podaniu prawidłowych danych dostępu do skrzynki i zapisaniu konfiguracji serwera. Jest to też dobry sposób na przetestowanie czy wprowadzone dane są poprawne.W polu: Adresy e-mail mogących wysyłać dokumenty (...) należy wpisać adresy nadawców którzy będą nam przesyłali faktury na ustawioną skrzynkę e-mail. Jest to tzw. biała lista. wiadomości od nadawców nie znajdujących się na liście zostaną pominięte. Dozwolone jest używanie znaku * w celu dodania nadawców z całej domeny np. *@helpoffice.pl
Jeśli adres nadawcy został już użyty w innej firmie na tej samej skrzynce email i tym samym folderze IMAP to system wygeneruje komunikat:
Należy poprawić bieżącą konfigurację, tak aby adresy z białej listy nie powtarzały się na innych aktywnych skrzynkach IMAP.
Ta sama zasada dotyczy kont outlook365.
Ustawione wcześniej foldery sa sprawdzane automatycznie codziennie o godzinach 5:00, 12:00 i 14:00. Jeśli chcemy częściej sprawdzać pocztę, należy operatorowi przyznać prawo przekazane dokumenty - email (odświeżenie) w panelu administratora.
Wtedy operator na żądanie może sprawdzić czy są nowe wiadomości.
Do eksięgowego przenoszone są wiadomości które spełniają następujące warunki:
- Nadawca jest na białej liście
- Wiadomość e-mail posiada załącznik
- Załącznik jest w PDF
Outlook 365
Dla protokołu Outlook 365 zmienia się sposób dostępu do skrzynki, natomiast pola Adresy e-mail mogących wysyłać dokumenty (...) oraz Foldery IMAP (...) pozostają i maja taką sama funkcjonalność jak w przypadku konfiguracji dla protokołu IMAP.Pole Nazwa serwera jest w tym przypadku nazwą własną konfiguracji i może być dowolne.
Przed uzupełnieniem pól ID aplikacji, Klucz sekretny aplikacji, Tenant ID, należy zalogować sie na konto microsoft i przejść na https://aka.ms/appregistrations i dodać nową aplikację.
Nazwa aplikacji może być dowolna, typ identyfikatora URI ustawiamy na Internet a w polu adresu przekierowania podajemy https://
Po dodaniu aplikacji należy wybrać z menu po lewej stronie Certyfikaty i klucze tajne i dodać nowy klucz.
W prawej części okna należy uzupełnić opis oraz wybrać okres wygasania np. na 730 dni.
Po dodaniu klucza skopiować zawartość kolumny wartość i zachować w bezpiecznym miejscu.
Następnie należy przejść do Uprawnienia interfejsu API i dodać uprawnienie "Mail.ReadWrite"
Aby tego dokonać przechodzimy w menu po lewej stronie do "Uprawnienia interfejsu API" i klikamy na "dodaj uprawnienie"
Następnie wybieramy kafelek "Microsoft Graph"
W kolejnym kroku wybieramy, że aplikacja działa jako usługa
I nadajemy jej uprawnienia do odczytu i zapisu dla skrzynek mailowych.
Wartości ID aplikacji oraz Tenant ID znajdziemy po wejściu w przegląd utworzonej aplikacji:
Tenant ID to wartość Identyfikator katalogu (dzierżawy)
Ostatnim etapem konfiguracji jest potwierdzenie zgody przez administratora konta microsoft. W tym celu należy w aplikacji eKsięgowy kliknąć w przycisk
i postępować zgodnie z komunikatami Microsoft aby potwierdzić dostęp do aplikacji eKsięgowy.Powiązane artykuły:
Przekazane dokumenty - e-mail